مدیریت رویداد نیازمند استفاده از مدیریت کسب و کار و مهارت برای ایده‌پردازی، برنامه‌ریزی و اجرای رویدادهای اجتماعی و مرتبط با کسب و کار است. مدیریت رویداد شامل تجسم مفاهیم، برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی، سازمان‌دهی و برگزاری رویدادها است. ترکیبی کامل و قدرتمند از مهارت‌های فنی و خلاقانه است.
هر چیزی که اتفاق می‌افتد به خصوص چیزی مهم، می‌تواند یک مراسم اجتماعی یا عمومی برنامه‌ریزی شده باشد. یک رویداد می‌تواند یک جشن عروسی، مهمانی اداری، شوی فشن، کنفرانس، عرضه محصولات، رویداد ورزشی، کنسرت موسیقی، نمایشگاه، سمینار و … باشد.
یافتن موقعیت مکانی، انتخاب تم مناسب، برنامه‌ریزی برای حضور دی جی یا گروه موسیقی، سازمان‌دهی غذا و فرستادن دعوت‌نامه. بسیاری از افراد فکر می‌کنند طراحی و برگزاری رویدادها بسیار آسان است.
ساخت رویدادی موفق نیازمند کار زیاد، مهارت و تجربه است. یک مدیر رویداد نیاز به ترکیب درستی از سه چیز دارد تا موفق عمل کند. یک مدیر برنامه می‌ریزد، سازمان‌دهی می‌کند و انواع و اقسام رویدادها را برگزار می‌کند. به زبان ساده، کار کردن با بودجه، برنامه‌ریزی و سر و کله زدن با آدم‌های مختلف کار او است.
مهارت‌های موردنیاز برای یک مدیر رویداد
مدیریت و برگزاری هرچه مؤثرتر یک رویداد نیازمند طیف قابل‌توجهی از مهارت‌ها است. یک مدیر رویداد لازم است مهارت‌هایی که در ادامه آمده را داشته باشد:
-
قادر به انجام چند کار بودن
-
روابط عمومی عالی
-
مهارت استثنایی در سازمان‌دهی
-
خلاقیت
-
سطح بالایی از توجه به جزئیات
-
مهارت مذاکره، فروش و بازاریابی خوب
-
توانایی کار تحت فشار و ددلاین‌های فشرده
-
کار بلد بودن
-
قابلیت کنترل بودجه و مدیریت مالی
مدیریت رویداد سریع‌ترین صنعت رو به رشد در سطح کشور و جهان است. هرساله به سرعت در حال رشد و افزایش است. انواع رویدادها برای هر مدیر رویدادی به زودی اهمیت بسیاری پیدا می‌کنند.
با این حال، درک این موضوع که برای برنامه‌ریزی و اجرای یک رویداد چه چیزی لازم است بسیار حیاتی است چه فقط عروسی دوستی را برنامه‌ریزی کنید یا در حال برنامه‌ریزی رویداد عرضه محصولی چند ملیتی باشید. درواقع برخی کارهای اساسی وجود دارد که باید بدانید؛
الف) اهداف مشخص
فهمیدن هدف مشتری بسیار مهم است. هدف از رویداد چیست؟ می‌خواهیم افراد چه تجربه‌ای داشته باشند؟ برنامه‌ریزی هر رویدادی بدون اهداف مشخص غیرممکن است.
ب) بودجه مدیریت
داشتن بودجه‌ای مؤثر درست بعد از فهمیدن اهداف مشتری مطرح می‌شود. برگزاری رویدادی بزرگ وقتی آسان است که بدون چون و چرا بودجه داشته باشید. اما اجرای رویدادی فوق‌العاده با بودجه محدود یعنی «مدیریت درجه یک».
پ) تعیین جدول زمانی
مطمئن شوید شما و مشتری‌تان بر سر جدول زمانی موافق هستید. ارزیابی آنچه باید اتفاق بیفتد و زمانی که لازم است رخ دهد بسیار مهم است.
بیشتر رویدادها شامل مدیریت زمان، برنامه‌ریزی و هماهنگی هستند. مطمئن شوید همه افرادی که برای بخش‌های مختلف استخدام می‌کنید روش مشابهی با شما داشته باشند.
ت) انتخاب مکان
انتخاب مکان ممکن است ساده‌ترین کار به نظر برسد. اما ضروری است مکانی را انتخاب کنید که متناسب با رویدادتان باشد. این کار شامل تحقیقات، مذاکره بر سر هزینه، ایجاد روابط و درنهایت نهایی کردن یکی از آن‌ها است.
ث) یافتن منبع و مدیریت فروشندگان
هر رویدادی شامل طیفی از فروشندگان است. سازمان‌دهندگان، تأمین‌کنندگان متنوعی را از جمله مسئولین تدارکات، متخصصان دکور، سرگرمی و… دور هم جمع می‌کنند.
ارتباط با فروشندگان، درست کردن فهرست، مذاکره بر سر هزینه و درنهایت نهایی کردن آن‌ها از وظایف مدیر رویداد است.
از آن به بعد، مدیریت کارآمد همه فروشندگان اهمیت پیدا می‌کند. مطمئن شوید آن‌ها نقش خود را به‌موقع انجام می‌دهند با محصولات باکیفیت و بودجه‌ای که برای موفقیت رویداد بسیار ضروری است.
ج) بازاریابی و ارتباطات
امروزه این شامل کانال‌های مختلفی از پست مستقیم تا رسانه‌های اجتماعی و بازاریابی دیجیتال می‌شوند. بسته به رویداد، مدیران بر این اساس بازاریابی و ارتباطات خود را پیش می‌برند.
چ) مدیریت خطرات
رویدادها پیچیده هستند. داشتن عناصر بسیار در یک رویداد به معنای احتمال شکست است. دانستن اینکه چه خطراتی می‌تواند وجود داشته باشد، مهم است.
فکر کردن به اینکه خطرات ممکن است باعث چه چیزی شوند، چگونه می‌توان آن‌ها را به حداقل رساند و تهیه برنامه‌ای اضطراری برای هر رویدادی بسیار مهم است.
ح) داشتن تفکری منسجم
وقتی یک رویداد را برنامه‌ریزی و اجرا می‌کنید، فکر کنید چگونه می‌توانید تفاوتی ایجاد کنید. سعی کنید در فرایند مدیریت رویداد تصمیم بگیرید چه تأثیر محیطی‌ای داشته باشد.