برایان تریسی یک بار گفت: “هر دقیقه ای که شما برای برنامه ریزی صرف می کنید ، 10 دقیقه در اعدام صرفه جویی می شود.” این بدان معناست که وقتی شما برنامه ریزی را از دست می دهید ، حتی محکم ترین پروژه ها نیز به راحتی از بین می روند. تمام پروژه هایی که شما انجام می دهید ممکن است فوق العاده متنوع باشند. آنها ممکن است اهداف مختلفی داشته باشند و بخشهای مختلفی از تجارت شما را درگیر کنند. اما همه آنها یک شباهت دارند و آن نیاز به جدول زمانی پروژه است. این جداول به شناسایی وظایف انجام شده و کارهای قریب الوقوع کمک می کنند. جدول زمانی پایه و اساس قدرتمندی برای پروژه شما ایجاد می کند.
جدول زمانی پروژه ممکن است ساده به نظر برسد اما وقتی شروع به ساختن آن می کنید ، متوجه می شوید که پیچیدگی های آن چقدر است و دقیقاً چرا برای هر مدیر پروژه اهمیت می یابد که جدول زمانی درست کند.
جدول زمانی پروژه چیست؟
جدول زمانی پروژه به همان سادگی که به نظر می رسد است. لیستی از تمام رویدادهایی که در پروژه شما اتفاق می افتد یا قبلاً رخ داده است. آن شما را به سمت کارهایی که باید انجام شوند و زمان باقی مانده برای اتمام آنها هدایت می کند.
می توانید آن را یک نمای کلی از کل پروژه خود از بالا به پایین بخوانید که هر وظیفه ای را به یكدیگر پیوند می دهد و به شناسایی چگونگی وابستگی یك كار به دیگری كمك می كند و هرگونه محاصره احتمالی را پیش بینی می كند.
هر مدیر پروژه باید از چنین جدول زمانی ارزشمندی برای پروژه استفاده کند ، و ما دوست داریم دلایل بیشتری برای همین موضوع به شما ارائه دهیم.
اهمیت تنظیم جدول زمانی پروژه
1-بهبود کار تیمی
همانطور که قبلاً بحث کردیم ، جدول زمانی پروژه به کشف وابستگی به وظایف ، تاریخ سررسید و موارد دیگر کمک می کند.
با چنین مساعدتی ، تیم ها از کارهای بعدی که باید انجام شود آگاه هستند. آنها اهمیت تک تک وظایف و اینکه چگونه یک تاخیر می تواند باعث واکنش زنجیره ای تأخیرهای بعدی شود را درک می کنند. بهبود کار تیمی و همکاری منجر به موفقیت می شود و این امر توسط آمار پشتیبانی می شود. 71٪ از مدیران مشاغل می گویند مشارکت کارمندان یکی از عوامل اصلی موفقیت در پروژه است. با جدول زمانی پروژه درست در مقابل آنها ، تیم ها با کارایی بیشتری کار می کنند. همچنین انگیزه آنها را حفظ می کند زیرا آنها می دانند که در پروژه خود پیشرفت می کنند.
2- از اتلاف وقت و هزینه جلوگیری می کند
مدیریت زمان کلید مدیریت موفق پروژه است. نزدیک به 46٪ از رهبران تیم می گویند که ضرب الاجل پروژه بزرگترین مشکل آنها است. وقتی در ابتدا جدول زمانی پروژه را ایجاد می کنید ، می توانید هزینه های کلی پروژه و زمان مورد نیاز برای اتمام آنها را بهتر تخمین بزنید. وقتی تخمین ها را پیش بینی می کنید ، احتمالاً از برنامه ها و مهلت های خود خارج نشوید. به این ترتیب تیم شما می تواند از روی ذهنیت در انجام کارهای ناچیز جلوگیری کند و همچنین از هرگونه اضافه بودجه جلوگیری کند.
3-ارتباطات را تقویت می کند
فقدان ارتباطات مؤثر یکی از مهمترین دلایلی است که باعث می شود بسیاری از پروژه ها به طرز وحشتناکی از کار بیفتند. در حقیقت، یک مطالعه نشان می دهد که 57٪ پروژه ها به دلیل خرابی ارتباطات از کار می افتند. نه فقط این ، ارتباطات ضعیف برای مشاغل کوچک بیش از 420،000 دلار و شرکتهایی با بیش از 100،000 کارمند بیش از 62 میلیون دلار هزینه دارد.
بنابراین کاملاً مهم است که مشاغل شما با برقراری ارتباط مناسب و جدول زمانی پروژه آن را تقویت کنند. ایجاد جدول زمانی به کل تیم کمک می کند تا هر آنچه را که اتفاق می افتد ردیابی کند و بنابراین ، ارتباطات را بهبود می بخشد. وقتی ارتباطات در حد بالا باشد ، مدیریت پروژه بسیار راحت و سریعتر می شود.
4- نگهداری بهتر پروژه
جدول زمانی پروژه راهی عالی برای ردیابی پیشرفت پروژه است. از این رو ، هنگامی که مهلت های قانونی از دست می روند یا کار به بیش از زمان پیش بینی شده نیاز دارد ، جدول زمانی پروژه به مدیر پروژه و تیم آنها کمک می کند تا اصلاحات لازم را انجام دهند. به این ترتیب می توانید ایستاده فکر کنید و هرچه سریعتر واکنش نشان دهید بدون اینکه روی کل پروژه تأثیر بگذارد.
جدول زمانی پروژه به حفظ بهره وری و همکاری تیم های شما کمک می کند. اگر می خواهید پروژه خود را به یک هدف بزرگ تبدیل کنید ، این یک قسمت جدایی ناپذیر از مدیریت پروژه است. ما می دانیم که شما می خواهید پروژه های شما موفقیت آمیز باشد، به همین دلیل ما به شما آموزش خواهیم داد که چگونه یک جدول زمانی پروژه بی نقص و بدون شکست را گام به گام ایجاد کنید.
چگونه یک جدول زمانی پروژه ایجاد کنیم؟ (گام به گام)
1- محدوده پروژه را مشخص کنید
قبل از شروع ایجاد جدول زمانی مشخص پروژه ، باید با شناسایی دامنه پروژه خود شروع کنید. به عبارت ساده ، دامنه پروژه درمورد تمام منابع و هزینه های مرتبط با آن و تمام اهدافی است که یک پروژه می خواهد ایجاد کند . اطمینان حاصل کنید که با این مرحله وقت خود را صرف کرده اید و دقیق و مختصر است. همچنین ، باید به راحتی برای همه اعضای تیم شما قابل درک بوده و خیلی کلامی یا خیلی مبهم نباشد. در مجموع ، دامنه پروژه اطمینان حاصل می کند که جدول زمانی شما با آنچه می خواهید در پایان به دست آورید به درستی همسو باشد.بیایید بگوییم ، دامنه پروژه برای صنعت نساجی می تواند تولید 50 نوع فرش دستباف باشد. اکنون که دامنه را شناختیم ، می توانیم بقیه موارد را از دستیابی به منابع تا تقسیم وظایف به راحتی برنامه ریزی کنیم.
2- کار خود را به کارهای ساده تقسیم کنید
هنگامی که از تصویر بزرگتر آگاهی پیدا کردید ، قدم بعدی در ایجاد جدول زمانی پروژه تقسیم کلیه محصولات قابل تحویل خود به کارهای ساده منجر به هدف است. به این فکر کنید که برای رسیدن به هدف نهایی خود باید چه کارهایی انجام دهید. این وظایف می تواند مانند انجام تحقیقات بازار ، تجزیه و تحلیل داده ها ، طراحی ، آزمایش کیفیت و غیره باشد. بدیهی است که اینها ممکن است دقیقاً وظایف متناسب با پروژه شما نبوده و به تناسب نیاز دامنه شما تنظیم شوند.
3- وابستگی ها را تعیین کنید
هنگامی که پروژه ها را به عهده می گیرید ، برخی از کارها به طور همزمان و بدون هیچ گونه خللی انجام می شوند ، در حالی که برخی از آنها نمی توانند شروع شوند تا اینکه کار دیگری به پایان برسد. به عنوان مثال ، تا زمانی که رنگ را نداشته باشید ، نمی توانید نقاشی خانه خود را ادامه دهید. شما باید چنین وابستگی های موجود در پروژه خود را تعیین کنید. نمودارهای مربوط به تمام وظایف خود را بسازید و مدتی را صرف تجسم اینکه کدام کار می تواند به کار دیگری وابسته باشد ، اختصاص دهید. بسته به پیچیدگی پروژه شما ، این می تواند یک کار سنگین باشد اما به زودی مشخص خواهد شد که کدام وظایف در اولویت قرار دارند و تیم شما باید از چه نظمی پیروی کند. به ما اعتماد کنید ، این ارزش وقت شما را دارد زیرا هنگامی که وابستگی ها ترسیم شود ، پروژه شما شکل یکپارچه پیدا می کند.
5- اختصاص زمان به هر کار
اکنون که پروژه شما در جای خود قرار گرفته است ، قدم بعدی شما تعیین زمان مناسب برای مدت زمانی است که فکر می کنید وظایف پروژه شما باید طول بکشد. اگر شما نیستید ، با یک متخصص تماس بگیرید که می تواند این کار را برای شما انجام دهد. حتی با تیم خود مشورت کنید که کسانی هستند که این وظایف را انجام می دهند ، از این طریق می توانید با زمانبندی حداکثر دقت را داشته باشید. پس از اتمام ، مدت زمان شکل گیری کل پروژه را مشاهده خواهید کرد.
6- ارزیابی در دسترس بودن منابع
منبعی که در پروژه شما بسیار مهم است اعضای تیم شما هستند. توانایی ها ، اولویت ها و برنامه های تیم خود را در نظر بگیرید. اگر آنها وظیفه دیگری برای کار دارند و این جدول زمانی با آن مغایرت دارد ، می تواند مضر باشد. مدیران باید این نکته را در نظر داشته باشند و حتی اگر انجام این کار به دو روز کار اختصاصی احتیاج دارد ، اطمینان حاصل کنید که با ارائه روزهای اضافی برای عدم اشباع بیش از حد کارکنان خود ، به آنها انعطاف پذیری می دهید. به غیر از تیم ، اطمینان حاصل کنید که از تاریخ شروع تا تاریخ فن آوری، سرمایه مورد نیاز برای اجرای پروژه در دسترس باشد.
7-ایجاد نقاط عطف
نقاط عطف پروژه نقاط بازرسی هستند که پیشرفت شما را ردیابی می کنند. آنها هنگام وقوع تأخیرهای غیرمنتظره به تنظیم ضرب العجل ها کمک می کنند و همچنین با اتمام کار بازخورد کار تیم شما را ارائه می کنند. بنابراین ، نقاط عطفی را در مورد تکمیل وظایف اصلی و دستاوردهای بزرگ قرار دهید.
8- جدول زمانی خود را بکشید
بله ، سرانجام به آخرین و هیجان انگیزترین بخش رسید. رسم جدول زمانی خود!
تمام کارهای خود را از ابتدا تا انتها ترسیم کنید ، تاریخ و زمان مرتبط با آنها را ذکر کنید ، نقاط عطف پروژه خود را اضافه کنید و زمان و برنامه های خود را مدیریت کنید.
