مهم ترین KPIهای مدیریت پروژه

ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد در طول چرخه عمر پروژه می تواند به شما کمک کند بفهمید کجا موفق هستید و کجا نیستید.  ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) یا معیارها در طول یک پروژه حیاتی است. بدون آنها، دیدن اینکه چگونه به سمت اهداف خود پیشرفت می کنید دشوار است. اما چگونه می دانید برای هر پروژه چه چیزی را باید اندازه بگیرید؟ غرق کردن تیم شما با داده ها باعث موفقیت پروژه نمی شود، اما ارائه داده های مناسب، در زمان مناسب، تضمین می کند که پروژه در مسیر خود باقی می ماند، بنابراین می توانید پروژه بعدی را شروع کنید!

KPIهای پروژه و چهار دسته آنها چیست؟

چهار دسته هستند که تحت آنها باید به KPIهای مدیریت پروژه خود فکر کنید. فهرست دسته ها و یک تعریف ساده از آنها رادر زیر آورده ایم:

  • بازه های زمانی: با تعریف بازه های زمانی این اطمینان حاصل می شود که پروژه شما به موقع انجام می شود و اگر اینطور نیست، ردیابی قسمتی که خارج از هدف است مهم است تا همیشه بتوانید تاریخ تکمیل تخمینی داشته باشید.
  • بودجه: آیا قرار است روی بودجه ای که اختصاص داده اید باقی بمانید یا اینکه پروژه از هزینه ها بیشتر است؟
  • کیفیت: پروژه چقدر پیشرفت کرده است؟ آیا کسانی که روی آن کار می کنند یا از آن سود می برند راضی هستند؟
  • اثربخشی: آیا زمان و پول خود را به درستی صرف می کنید یا می توانید پروژه را به طور مؤثرتری مدیریت کنید؟

یک پروژه دارای بخش های متحرک بسیاری است، و بسیار مهم است که در طول مسیر، به موقع بودن، بودجه، کیفیت و اثربخشی پروژه را اندازه گیری کنید.

25 مورد از مهم ترین KPIهای مدیریت پروژه

KPIهای بازه های زمانی

۱- زمان چرخه: زمان مورد نیاز برای تکمیل یک کار یا فعالیت خاص. این برای کارهای تکراری در یک پروژه مفید است.

۲- درصد تکمیل به موقع: اینکه آیا یک تکلیف یا کار در یک مهلت مشخص تکمیل شده است یا خیر.

۳- زمان صرف شده: مقدار زمانی که همه اعضای تیم برای پروژه صرف می کنند. یا اگر دوست دارید هر یک از اعضای تیم به صورت جداگانه.

۴- تعداد تنظیمات برنامه: چند بار تیم شما تغییراتی را در تاریخ تکمیل پروژه انجام داده است.

۵- FTE Days vs. روزهای تقویم: تیم شما بر اساس روزهای تقویمی، ساعت ها و یا روزهای کاری معادل تمام وقت، چه مقدار زمانی را صرف یک پروژه می کند.

۶- ساعت های برنامه ریزی شده در مقابل زمان صرف شده: تخمین زدید که یک پروژه در مقایسه با ساعت های واقعی چقدر زمان می برد. اگر زمان صرف شده با زمان پیش‌بینی‌شده متفاوت است، نشان می‌دهد که تخصیص منابع یا بودجه را دست کم گرفته‌اید و ممکن است جدول زمانی شما تحت تأثیر قرار گیرد.

۷- ظرفیت منابع: تعداد افرادی که روی یک پروژه کار می کنند ضربدر درصد زمانی است که برای کار روی آن در اختیار دارند. این KPI پروژه به تخصیص صحیح منابع (و تعیین نیازهای استخدام) و تعیین جدول زمانی دقیق تکمیل پروژه کمک می کند.

۸- تضاد منابع در سال: مقایسه تعداد پروژه ها با تضاد منابع سال به سال (YOY). نداشتن منابع برای تکمیل پروژه ها یا داشتن کارمندانی که در یک زمان به چندین پروژه اختصاص داده شده اند می تواند کارایی را کاهش دهد. شاخص‌های کلیدی عملکرد که این تضادها را با هم مقایسه می‌کنند، نشان می‌دهند که آیا این وضعیت یک مشکل دائمی است یا یک وضعیت یکباره است که باید به آن پرداخته شود.

شاخص های کلیدی عملکرد بودجه

۹- واریانس بودجه: چقدر بودجه واقعی با بودجه پیش بینی شده متفاوت است. برای ردیابی این KPI، اندازه گیری کنید که مقدار پایه هزینه ها یا درآمد چقدر به مقدار مورد انتظار نزدیک است.

۱۰- زمان تدوین بودجه: زمان مورد نیاز برای تدوین بودجه سازمان شامل کل مدت زمان تحقیق، برنامه ریزی و رسیدن به توافق نهایی است.

۱۱- اقلام ردیف در بودجه: اقلام ردیف به مالکان و مدیران کمک می‌کند تا هزینه‌های فردی را پیگیری کنند و روش دقیق‌تری برای مشاهده نحوه مصرف بودجه ارائه دهند.

۱۲- تعداد نسخه های بودجه: تعداد نسخه های بودجه تولید شده قبل از تصویب نهایی. تعداد بیشتر تکرار بودجه به این معنی است که زمان بیشتری برای برنامه ریزی و نهایی کردن بودجه صرف می شود.

۱۳- ارزش برنامه ریزی شده: ارزش آنچه در یک پروژه برای تکمیل باقی مانده است. به عبارت دیگر، هزینه برنامه ریزی شده کاری که هنوز باید انجام شود. به عنوان مثال، اگر 20 هزار دلار بودجه دارید و 30 درصد از پروژه باقی مانده است، ارزش برنامه ریزی شده کار باقی مانده 6 هزار دلار است. از این KPI پروژه برای مقایسه با هزینه واقعی و تنظیم بودجه در صورت نیاز استفاده کنید.

۱۴- شاخص عملکرد هزینه: هزینه بودجه کاری را که تاکنون انجام داده اید با مقدار واقعی هزینه شده مقایسه می کند. این نسبتی است برای اندازه گیری کارایی هزینه یک پروژه. ارزش به دست آمده تقسیم بر هزینه های واقعی.

KPIهای کیفیت

۱۵- رضایت مشتری/وفاداری: اینکه آیا کسی راضی است یا نه و دوباره باز خواهد گشت. رضایت مشتری را می توان به طور موثر با یک نظرسنجی اندازه گیری کرد. زمانی که پروژه مستقیماً با مشتری سروکار دارد، این موضوع بیشتر به چشم می خورد.

۱۶- امتیاز خالص تبلیغ‌کننده: مشابه رضایت و وفاداری مشتری، NPS (یا امتیاز خالص تبلیغ‌کننده ) یک KPI رضایت کاربر است که با یک نظرسنجی تک‌سوالی اندازه‌گیری می‌شود و هدف آن سنجش وفاداری به برند است.

۱۷- تعداد خطاها: هر چند وقت یکبار کارها باید در طول پروژه دوباره انجام شوند. این تعداد دفعاتی است که شما باید چیزی را دوباره انجام دهید و دوباره کار کنید، که بر تجدید نظر بودجه و تجدید نظر در تقویم نیز تأثیر می گذارد.

۱۸- شکایات مشتری: به خاطر داشته باشید که “مشتری” یک پروژه می تواند شخصی از داخل سازمان باشد. شخصی از سازمان شما به این دلیل شکایت می کند که شخص دیگری کارها را به درستی انجام نمی دهد؟

۱۹- نرخ ریزش کارکنان:  تعداد یا درصد اعضای تیمی که شرکت را ترک کرده اند. اگر تیم های پروژه شما گردش مالی بالایی دارند، ممکن است نشان دهنده نیاز به بهبود مدیریت و محیط کار باشد. ریزش در نهایت پروژه ها را کند می کند و در دراز مدت هزینه های بیشتری را برای شرکت ایجاد می کند.

KPIهای اثربخشی

۲۰- تعداد نقاط عطف پروژه تکمیل شده به موقع با ثبت نام: بخش های مختلفی در یک پروژه وجود دارد. آیا آنها به موقع تکمیل می شوند؟ علاوه بر این، آیا نقاط عطف تکمیل شده و توسط مالک یا خریدار تأیید شده است؟

۲۱- تعداد بازده: اگر پروژه سرمایه ای دارید که به قطعات زیادی نیاز دارد، می توانید نرخ بازگشت آن قطعات را دنبال کنید. این به شما کمک می کند تا ببینید که آیا برنامه ریزی کاری خوبی انجام داده اید یا پروژه را در حین اجرا تنظیم کرده اید.

۲۲- آموزش/تحقیق مورد نیاز برای پروژه: می‌توانید این را بر حسب ساعت، تعداد دوره‌ها یا موارد مشابه پیگیری کنید. اگر نیاز به انجام بسیاری از این کارها دارید، ممکن است پروژه شما دیرتر از آنچه که فکر می کنید شروع شود. راه دیگری برای نگریستن به این سوال این است که “چند درصد منابعی را در ابتدای پروژه داشتید که واجد شرایط شروع فوری کار روی پروژه بودند؟”

۲۳- تعداد پروژه های لغو شده: پیگیری تعداد پروژه هایی که متوقف شده یا حذف شده اند. تعداد بالای پروژه های لغو شده می تواند نشان دهنده عدم برنامه ریزی، عدم همسویی با اهداف یا ناتوانی در انجام پروژه های جدید باشد.

۲۴- تعداد درخواست‌های تغییر: تعداد و دفعات تغییرات درخواست شده توسط مشتری در یک محدوده کاری مشخص. تغییرات زیاد می تواند بر بودجه، منابع، جدول زمانی و کیفیت کلی تأثیر منفی بگذارد.

۲۵- استفاده از صورت‌حساب: درصدی از ساعت‌های پروژه که می‌توانید به مشتری صورت‌حساب بدهید. ساعات صورت‌حساب به انجام وظایف مربوط به پروژه در ارتباط است، در حالی که ساعات غیرقابل پرداخت معمولاً اداری است، از جمله مواردی مانند تهیه پیش‌نویس و مذاکره پیشنهادها.

KPI مدیریت پروژه پاداش

بازگشت سرمایه (ROI): محاسبات ROI که شامل تمام چهار دسته KPI قبلی می شود، ارزش مالی یک پروژه را در رابطه با هزینه آن اندازه گیری می کند. آیا پروژه منجر به بازپرداخت مثبت برای شرکت یا مشتری خواهد شد؟ پتانسیل یا ارزش مالی آن چقدر است؟ آیا پروژه‌ها یا سرمایه‌گذاری‌های دیگری وجود دارند که ROI بالاتری را به همراه داشته باشند؟ این KPI اغلب برای تعیین اینکه آیا یک پروژه شروع شود یا برای مقایسه ارزش دو پروژه مختلف استفاده می شود.

یک KPI خوب چیست؟

انتخاب KPIهای مدیریت پروژه برای ردیابی و اندازه گیری تنها اولین قدم است. در مرحله بعد، شما باید KPI های خود را به گونه ای تعریف کنید که وضوح و تمرکز به آنها بدهد. الگوهای KPI مدیریت پروژه وجود دارد که می‌توانید برای کمک از آنها استفاده کنید، اما مهم‌تر از همه این است که به یاد داشته باشید که SMART باشید .

  • Specific: خاص
  • Measurable: قابل ارزیابی
  • Attainable: قابل دستیابی
  • Realistic: واقع بینانه
  • Time-Bound: پایبند به زمان

KPIهای شما باید قبل از شروع پروژه توسط همه طرف های درگیر توافق شود و سپس به عنوان ابزاری برای تصمیم گیری در طول پروژه اندازه گیری و نظارت شود.

نتیجه

یک پروژه بدون توجه به اینکه از چه روش مدیریت پروژه (سلسله مراتبی یا چابک ) استفاده می‌کنید، بخش‌های متحرک زیادی دارد، و بسیار مهم است که در طول مسیر، به موقع بودن، بودجه، کیفیت و اثربخشی پروژه را اندازه‌گیری کنید. شما باید مطمئن باشید که قادر به اجرای موثر این پروژه ها با بودجه محدود هستید، زیرا منابع نامحدود نیستند . (اگر منابع نامحدودی داشتید، احتمالاً کارها را بسیار متفاوت انجام می دادید!)

آیا تمایل به آشنایی با موقعیت شغلی مدیریت پروژه دارید؟اکنون بیاموزید